Berichten

Vervaltermijn: informeer uw werknemers tijdig over het verval van hun wettelijke vakantiedagen!

Geplaatst op | Bericht | Sabine

Dat wettelijke vakantiedagen vervallen per 1 juli van het kalenderjaar na het jaar van opbouw, is inmiddels ingeburgerd in de arbeidsrechtpraktijk. Hoewel zo’n vervaltermijn een hard gegeven lijkt, zijn er uitzonderingen gemaakt. Één daarvan is in de wet vastgelegd: de dagen vervallen niet als de werknemer redelijkerwijs niet in staat is geweest om ze op te nemen voor de vervaldatum.

Eind 2018 is daar door Europese rechters een uitzondering aan toegevoegd: de wettelijke dagen komen ook niet meer te vervallen als de werkgever er niet concreet en in alle transparantie ervoor heeft gezorgd dat de werknemer de mogelijkheid heeft zijn vakantiedagen op te nemen, hem er (zo nodig) formeel toe heeft aangezet dat te doen en hij die werknemer niet “op precieze wijze en tijdig” heeft geïnformeerd over het verval van vakantiedagen als deze niet worden opgenomen. Kortom: er is een zorg- én informatieplicht geïntroduceerd ten aanzien van (het verval van) wettelijke vakantiedagen. Het achterliggende doel daarvan is, aldus het Europese hof, dat “die vakantie de betrokkene nog de rust en ontspanning kan bieden waaraan zij wordt geacht bij te dragen”.

De bewijslast dat aan deze zorg- en informatieplicht is voldaan, rust op de werkgever. Kan de werkgever een en ander niet bewijzen, dan vervallen de resterende wettelijke vakantiedagen dus niet.

Hoe precies invulling moet worden gegeven aan die zorg- en informatieplicht, is niet bepaald in de uitspraak en wordt dus vooralsnog aan de praktijk overgelaten. Hooguit maakt het arrest duidelijk dat met ‘tijdig’ wordt bedoeld, dat de werknemer nog reëel in gelegenheid moet zijn om het resterende saldo (dat anders per 1 juli vervalt) op te nemen. Wat voor periode in dat kader als redelijk wordt gezien, is nog niet duidelijk.

Omdat op de werkgever de bewijslast rust dat hij zijn werknemer heeft gewezen op het saldo aan wettelijke vakantiedagen en de datum waarop die komen te vervallen, is het verstandig om uw werknemer tenminste schriftelijk en op individueel niveau hierover te berichten (bij voorkeur met een handtekening voor ontvangst). Een enkele verwijzing naar een HR-systeem waarin de werknemer dit kan raadplegen, lijkt onvoldoende te zijn.

Conclusie

Wettelijke vakantiedagen vervallen niet langer automatisch. Een proactieve houding van de werkgever is noodzakelijk. Wordt de werknemer niet tijdig geïnformeerd over het verval van zijn vakantierechten of kan de werkgever dat niet bewijzen, dan kan de werkgever – bijvoorbeeld bij een einde dienstverband – worden geconfronteerd met een hoog saldo aan uit te keren vakantiedagen. Voor zover u uw processen nog niet had aangepast op deze ontwikkelingen, is het dus zaak om hiermee aan de slag te gaan.

Heeft u hier vragen over? Neemt u dan vrijblijvend contact op met Suzan Wolters, of één van de advocaten van de sectie Arbeidsrecht.